Forretningskultur

Forretningskommunikasjonsferdigheter er avgjørende for en vellykket karriere innen ethvert felt: suksess i bedriftskommunikasjon vil i stor grad avhenge av dagligdagse kommunikasjonsferdigheter, men den profesjonelle sfæren har sine egne detaljer. En kultur for forretningskommunikasjon handler om måtene du samhandler på med kolleger, sjefer, underordnede og partnere, samt visse regler. Det er svært viktig å bygge kommunikasjon avhengig av situasjon, mål og målsettinger, samt raskt kunne tilpasse seg skiftende situasjoner.

Kommunikasjonskultur er et bredere begrep enn et sett med talehandlinger. Den består av mange komponenter. I kulturen for forretningskommunikasjon er utseendet av stor betydning: det må samsvare med ditt aktivitetsfelt og en spesifikk situasjon.

Det er vanligvis en uniform for å jobbe med kunder, en forretningsdress for å jobbe på et kontor, folk fra kreative yrker kler seg på en bestemt måte, og de som har lederstillinger må understreke sin status med klær og tilbehør. Det kan virke som at utseende ikke er direkte relatert til forretningskommunikasjon. Det er imidlertid førsteinntrykket du gjør som avgjør samtalepartnerens holdning til deg. Hvis dette inntrykket er negativt, vil du i dialogprosessen måtte bruke mye energi på å rehabilitere deg selv.

Ikke-verbalt språk er like viktig i kommunikasjon. Dine holdninger, gester og oppførsel er veldig viktig fra et psykologisk synspunkt. Prøv å holde ansiktsuttrykket diskret nok. Gesturing er veldig viktig, men det bør være moderat, ikke for intenst.

Hvis du er i humør for en partnerdialog, er det best å velge en åpen positur.Du kan prøve å diskret tilpasse deg stillingen til samtalepartneren. For å unngå å bli oppfattet med aggresjon bør øyekontakt bare ta noen få sekunder. Å sitte ved forhandlingsbordet skal ikke være rett overfor samtalepartneren, men litt fra siden.

Det du sier er like viktig som hvordan du sier det. Det er svært viktig å ha pålitelig informasjon, kunne operere med fakta og kompetent bygge innholdet i diskusjonen.

Valg av ord, intonasjon, holdning og gester er viktig for en spesifikk situasjon, fordi i ulike tilfeller vil ulik oppførsel være hensiktsmessig. Kulturen for forretningskommunikasjon, avhengig av situasjonen og målene som forfølges, kan deles inn i flere typer:

• Mentortypen innebærer oppbyggelse... Dette alternativet er typisk for opplæringsprosessen til traineer, for pedagogiske og vitenskapelige arrangementer, for å forklare til underordnede av individuelle arbeidsøyeblikk, så vel som når du jobber i et team med kolleger, hvis du er spesialist på feltet der de er mindre bevandret. Svært ofte bygges slik kommunikasjon i form av en monolog, men i moderne forretningskommunikasjon anses dialog som mer å foretrekke: selv i læringsprosessen, prøv å involvere samtalepartnerne i diskusjonen og lytt til deres synspunkter.
• Motiverende type har som mål å interessere en person i et prosjekt, overbevise ham om hensiktsmessigheten av dette eller det arbeidet, hjelpe ansatte til å tro på seg selv og føle seg mer trygge på enhver ny eller ganske enkelt vanskelig oppgave. For å lykkes, prøv å unngå vanlige fraser og klisjeer. Det beste er å sette et personlig eksempel, fortelle din egen historie og forklare med dine egne ord hva som akkurat tiltrekker deg til et bestemt prosjekt.
• Konfronterende type en kommunikativ kultur provoserer samtalepartneren til å protestere mot deg, til å være uenig i ditt synspunkt. Denne typen inkluderer en rekke teknikker som brukes i tilfelle en interessekonflikt. Oftest er en konfrontasjonssituasjon typisk for forhandlinger, så vel som for å øke oppmerksomheten når man jobber med et passivt, inert publikum.
• Informasjonstype den mest nøytrale - innenfor rammen kan du ganske enkelt formidle denne eller den informasjonen til lytteren. Prøv å unngå å forveksle informasjonstype med andre. Hvis målet er å informere samtalepartneren, trenger du ikke prøve å forelese ham, smitte ham med din entusiasme eller gå i konflikt. I dette tilfellet er det nødvendig at presentasjonen var forståelig - for dette, prøv å tilpasse seg samtalepartneren og forklar alt ved å bruke eksempler han forstår.

De fleste viktige spørsmål knyttet til profesjonell aktivitet avgjøres i prosessen med personlig kommunikasjon. For omgjengelige og åpne mennesker som vet hvordan de skal presentere all informasjon korrekt (gjennom bevegelser, ansiktsuttrykk og intonasjon), er dette mer et pluss enn et minus. I personlig forretningskommunikasjon spiller ikke innholdet i diskusjonen en nøkkelrolle, det viktigste er å etablere kontakt og angi din posisjon korrekt.

Personlig kommunikasjon kan bestå av ganske lange monologer eller tvert imot av mer eller mindre korte fraser. I begge tilfeller er det veldig viktig ikke bare å presentere informasjon, som om du skulle skrive en synopsis, men å formidle den til en spesifikk samtalepartner, tilpasse seg ham. Før du forhandler, skriv ned de viktigste punktene du ønsker å diskutere, men aldri memorer tale - det er nødvendig å endre arten av fortellingen, sekvensen, eksempler (avhengig av lytternes reaksjon).

På samme måte må du jobbe med intonasjon og gester. Hvis du mister oppmerksomheten til den andre personen, gjør talen mer emosjonell. Hvis du føler uønsket konfrontasjon med partneren din, prøv å kopiere personens stillinger og bevegelser.Det er veldig viktig å ikke være for behersket, ellers vil presentasjonen av informasjon være kjedelig, og du vil gi inntrykk av en usikker person.

I løpet av en personlig samtale må du ofte ta vanskelige avgjørelser spontant. Hvis forhandlingsprosessen ikke tar opp temaer som du forventet, er det svært viktig å holde seg rolig. Prøv å ikke overreagere på problemer, reager alltid rolig. Hvis du ikke umiddelbart kan bestemme hvilken avgjørelse du skal ta, kan du alltid ta deg tid til å tenke og veie fordeler og ulemper i et avslappet miljø.

Mange problemer blir nå løst via telefon. Vanligvis er dette mindre avklaringer av informasjon eller organisatoriske problemer: for eksempel ved en telefonsamtale spesifiserer kolleger ofte navn og eksakte nummer, avtaler, gir eller mottar oppdrag. Lange telefonsamtaler finner vanligvis kun sted i tilfeller der det ikke er mulig å møte personlig... Samtidig brukes videosamtaler stadig oftere for mer fullstendig kommunikasjon, som har sine egne spesifikasjoner.

For en vellykket telefonsamtale som påvirker arbeidsøyeblikk, må følgende nyanser tas i betraktning:

• Hvis du ringer noen, er det viktig å spørre om personen er komfortabel med å snakke nå. Å ringe utenom åpningstid er ikke et spørsmål om etikette i de fleste selskaper (med mindre det er en egen avtale).
• Vær oppmerksom på at det kan være forstyrrelser i kommunikasjonen – eller at bakgrunnsstøy kan forstyrre samtalen. Når du snakker i telefon er det viktig å snakke så tydelig som mulig og ikke for raskt.
• Bygg talen din slik at den er så spesifikk som mulig og blir oppfattet akkurat slik du hadde tenkt. I prosessen med personlig kommunikasjon spiller ansiktsuttrykk og gester en veldig viktig rolle - dette lar deg bedre forstå samtalepartnerens hint, insinuasjoner og baktanker. Når du snakker i telefon, blir du fratatt denne muligheten.
• Prøv å diskutere de nødvendige problemene over telefon så kort som mulig. For vanskelige forhandlinger eller tvetydige diskusjoner er en telefonsamtale sjelden egnet, så det er viktig å oppgi kun det viktigste. Detaljer diskuteres best personlig eller ved hjelp av video.

Videosamtaler i moderne bedriftskultur begynner nå å bli brukt stadig oftere. For det første bidrar de til å opprettholde kontakten med partnere fra forskjellige land og forhandle så effektivt som mulig. For det andre jobber mange nå hjemmefra eksternt, og videosamtaler gjør det enkelt å løse eventuelle problemer.

Hvis du står overfor slike forretningssamtaler, er det viktig å være oppmerksom på følgende:

• Utseendet ditt vil gjøre en stor forskjell. Selv om du er hjemme, prøv å kle deg på en forretningsmessig måte.
• Finn et sted i huset hvor bakgrunnen er mer eller mindre nøytral. I bakgrunnen er det et kjøkken, en fungerende TV eller barn som leker, dette kan forstyrre løsningen av forretningsproblemer.
• Mange bruker nå hodetelefoner, men det er verdt å huske: de lar deg høre samtalepartneren bedre, men de garanterer ikke at samtalepartneren hører deg godt hvis du snakker gjennom støy. Hvis du løser bedriftsproblemer hjemmefra, be familien om å være stille eller bare sitte i et eget rom.
• Foran kameraet er det spesielt viktig å kontrollere sine egne gester og ansiktsuttrykk. Kommunikasjonsproblemer er vanlige, bilder kan lastes sakte, og eventuelle uheldige ansiktsuttrykk kan fremheves.
• Hvis du diskuterer alvorlige problemer som krever registreringer eller dokumentasjon foran øynene dine, forberede alt dette på forhånd (før du ringer) og videresend nødvendig materiale til samtalepartneren din.

Mange problemer i organisasjoner blir nå løst ved korrespondanse.En av fordelene med slik forretningskommunikasjon er den strukturerte informasjonen. Hvis du i prosessen med live kommunikasjon ikke kan ta hensyn til visse punkter som er viktige for samtalepartneren (eller bare glemme den nødvendige informasjonen), vil det i skriftlig form være mulig å ta hensyn til alle nyansene.

Hvis du kommuniserer mye med kolleger og brevvenner, er det veldig viktig å kunne skrive riktig. Tekstredigerere retter ikke alltid grammatiske feil riktig, så du bør ikke stole helt på dem - hvis du ikke er sikker på hvordan du staver et ord, sjekk deg selv med en ordbok. Vær forsiktig når du sender tekstmeldinger fra telefoner og nettbrett - med automatisk skriving kan ordene dine erstattes av andre, og budskapet ditt vil rett og slett være meningsløst.

Mange anser forretningskorrespondanse for å være et enklere yrke enn direkte forhandlinger - ja, det er alltid tid til å tenke på en melding, og i prosessen med en ekte dialog må du svare spontant. Ulempen er imidlertid at du ikke får en spontan reaksjon fra samtalepartneren, og dette er et viktig psykologisk aspekt.

For mer informasjon om kulturen for forretningskommunikasjon, se nedenfor.