Tidsstyring: Definisjon, teknikker og læring

Det er slett ikke nødvendig å eie en tidsmaskin for å administrere tiden din riktig, men det er verdt å bli kjent med reglene for fordeling av krefter etter sekunder. Spesielt for dem for hvem ordene «tid er penger» ikke er en tom setning, men et livsmotto. Hvis du er en av dem, er det viktig for deg å mestre i det minste grunnleggende tidsstyringsferdigheter.

Time management bokstavelig oversatt fra engelsk er "time management". Dette betyr ikke at etter å ha mestret en slik kunst, vil du være i stand til å bevege deg inn i fortiden eller fremtiden. Hovedfunksjonen til tidsstyring er å gjøre hvert minutt av livet ditt effektivt. Og det handler ikke bare om arbeid, det er et helt system som legger sammen de mange elementene i livet vårt. Enkelt sagt, tidsstyring bestemmer tidsplanen vår for dagen, uken, måneden eller til og med året.

Tror ikke at denne definisjonen og konseptet bare brukes i næringslivet. Husmødre har også ofte ikke nok tid til å fullføre alle husarbeidene. Og ofte skjer dette ikke i det hele tatt fordi de ikke har nok styrke, de tildeler rett og slett ikke tid og krefter.

Først og fremst brukes tidsstyring for å øke den personlige effektiviteten til hver enkelt ansatt på arbeidsplassen sin og som et resultat for å øke produktiviteten til hele organisasjonen, enten det er et høyteknologisk maskinverktøy eller en skjønnhetssalong. For å velge riktig type tidsstyring som vil bli brukt av denne eller den enkelte, må du først studere ikke bare hans personlige mål og mål, men også personlige egenskaper, kvadratet av mål og til og med biorytmer.

Hvis du beregner alle menneskelige ressurser riktig, vil enhver, selv den mest travle og etterspurte spesialisten alltid ha nok tid både til arbeid og hvile.

De grunnleggende prinsippene for tidsstyringsarbeid er å fordele belastningen på deg selv og tiden riktig. Det er nødvendig å fremheve hovedoppgavene og kvitte seg med "tidsspiserne". Blant absorbentene er kommunikasjon på Internett eller på kontoret som ikke betyr noe for deg, se på unødvendige nyheter eller reklameposter som kommer til posten din eller i form av SMS, mange røykpauser eller tepauser, og så videre.

Før du får tidsplanen din riktig, må du prioritere. Forfatteren av en av de mest kjente og effektive metodene for dette er den 34. presidenten i USA, Dwight D. Eisenhower. Bunnlinjen er som følger. Del alle planlagte aktiviteter inn i 4 deler:

• haster og viktig;
• haster, men ikke viktig;
• viktig, men ikke presserende;
• ikke haster og uviktig.

Først, la oss skille hveten fra agnene og velge det vi virkelig trenger. Trenger du virkelig å gå til butikken i morgen med en venn for å hjelpe henne med å velge en bursdagsgave til moren? Kanskje hun kan takle dette oppdraget rolig på egenhånd? Du vil bruke denne tiden på noe som virkelig er verdt innsatsen din. EN husk hvor mange timer du brukte på meningsløse samtaler med samme venn på telefonen, og forestill deg nå hvor mye du kunne ha gjort i løpet av denne tiden.

Hvor mange timer om dagen bruker du på å se på bilder av folk du kjenner på sosiale nettverk? Men dette er ikke bare din dyrebare tid, men også følelser som kan brukes mye mer effektivt. Det samme gjelder å "sitte ute" og spille kabal og annen "spennende" underholdning.

Det er umulig å forstå omfanget, og for ikke å bli deprimert over det faktum at du alltid ikke gjør noe, må du ikke heve standarden til å begynne med. Ta med i planen nøyaktig så mye som det er realistisk å gjennomføre og la alltid litt tid i reserve, slik at når du står overfor uventede hindringer eller presserende problemer, å ha tid til å takle begge deler.

Før du tar fatt på en bestemt oppgave, bestem deg for målet du forfølger. Hvorfor trenger du å tørke skrivebordet ditt for femte gang på en uke? Er du tilhenger av perfekt renslighet? Er dette sant, eller vil du bare distrahere deg selv fra virksomheten med en fuktig klut? Hvorfor gikk du for å skjenke te for tiende gang på en dag, ønsket du virkelig å drikke det, eller ble dette distrahert fra hovedoppgavene dine?

En annen nyanse som må tas i betraktning for å nå målet i tide, er å ikke overvurdere det. Forstå hvorfor du tar på deg et stort prosjekt. Hva vil du oppnå - penger, berømmelse, ære fra kolleger eller forfremmelse. Bare ved å forstå hva som er det sanne målet, kan du motivere deg selv fullstendig og bli opptatt med arbeid uten å bli distrahert av fremmede ting.

Bruk hver seier som drivstoff for din videre reise. Gi deg selv «karakterer» eller heng «medaljer». Hvis du avsluttet et prosjekt i tide eller gjorde det på forhånd, ikke ta på deg det neste med en gang, nyt "avslutningsøyeblikket", husk disse følelsene, og bare deretter gå videre. Husk å belønne deg selv for godt utført arbeid.

Ikke ta tak i alt. Du har ikke ti hender, og du har bare ett hode. Hvis du takler flere ting samtidig, risikerer du å ikke fullføre noen av dem, i det minste vil du ikke klare det kvalitativt. Det er som å lære et dikt og løse et fysikkproblem på samme tid. Det, skjønner du, er urealistisk. Det er det samme på jobb.

Og her i husholdningen, for å spare tid og krefter, kan noen ting kombineres. Tross alt, mens poteter koker eller egg til salat avkjøles, er det fullt mulig å tørke støvet fra vinduskarmen eller støvsuge gulvet på kjøkkenet, for eksempel.

Ikke la virksomheten din gå sin gang. Lag en daglig arbeidsplan. Ideelt sett bør dette gjøres kvelden før. Når du planlegger neste dag, ikke glem at en force majeure-situasjon kan oppstå når som helst. Du må ta moren din til sykehuset eller hente barnet på skolen tidlig. Alltid gi deg selv tid til disse "betingelsene". Hvis du ikke trenger det for disse behovene, bruk det på tilleggsaktiviteter.

Et annet viktig poeng. Sørg for å ta deg tid til å hvile. Pauser er avgjørende. Pauser for enkle øvelser, lunsjpause og til og med en samtale til barnet bør også inkluderes i timeplanen din.

I tillegg må du komponere den, tar hensyn til deres egne biorytmer... Hvis du er et morgenmenneske, så sett de vanskeligste oppgavene på begynnelsen av dagen, og la andre halvdel for aktiviteter som krever minst fysisk, mental og moralsk innsats. Hvis du er en "ugle", og hodet begynner å jobbe bare nærmere lunsjtid, så gjør de enkleste oppgavene om morgenen, ta viktige avgjørelser når kroppen din er fylt med vital energi.

Ordet "investering" betyr oftest finansielle investeringer. Vil du investere i noe som aldri vil gi deg inntekt? Ingen vil gi en rubel til anlegget, som ble ødelagt i går, fordi dette er en død investering. Det er det samme med tid. Slutt å legg den der den flyr ut som et rør. Nok et talkshow med et spennende tema har begynt på TV, skru av skjermen snarest. Spør deg selv hvorfor trenger du denne informasjonen? Bare? Så hvorfor kaste bort din dyrebare tid på dette?

En venn ringte og begynte igjen å snakke om sin idiote ektemann? Avslutt samtalen raskt, og råd vennen din til å kontakte en psykolog eller registrere deg på en datingside.

Hvis du følger alle de ovennevnte reglene, og fortsatt ikke har nok tid, prøv en av teknikkene som har blitt utviklet til forskjellige tider av både tidsstyringsspesialister og "tilfeldige" personer. En av de mest utbredte metodene over hele verden er "Tomat"-teknikken. Den ble oppfunnet av en vanlig italiensk student som aldri hadde tid til å forberede seg til eksamen.

En dag bestemte han seg for å ta kontroll over seg selv og tiden sin. For å gjøre dette brukte jeg det vanligste kjøkkenverktøyet - en timer i form av en tomat (derav navnet på en enkel teknologi). Han startet tidtakeren i 25 minutter, og i løpet av denne tiden var han kun engasjert i studiene. Se for deg overraskelsen hans, for bokstavelig talt umiddelbart hadde han nok tid til å forberede seg. Prøv å gjøre det samme.

Start en tidtaker (vekkerklokke) for en bestemt tid, hvor du bare utfører én spesifikk oppgave. Verken en telefonsamtale, eller et varsel om et nytt brev på e-post, eller noe annet skal distrahere deg fra denne oppgaven. Veldig snart vil du føle at du beveger deg mot målet ditt mye raskere enn før.

Føl deg som en ostemaker som bruker en annen populær tidsstyringsmetode kalt Swiss Cheese. Den brukes i tilfelle de ikke kan begynne å gjennomføre et stort prosjekt på noen måte. I dette tilfellet foreslås det å presentere akkurat dette prosjektet i form av et firkantet stykke ost og begynne å lage en sveitsisk av den med mange store hull. Hvert hull er en spesifikk oppgave som må fullføres for å få det endelige resultatet.

Hvis du ikke vet hvilken ende du skal starte fra, prøv det første "hullet" som kommer over tilfeldig. Gjør minimal innsats, så vil alt gå som smurt. Den eneste betingelsen er at du ikke slutter med det du startet. La det som ble gjort se ut til å være en veldig liten del av det som ble unnfanget, men fortsett til et hvilket som helst stadium, bare etter å ha nøyaktig bestemt deg for at du vil takle det "i ett møte." Ellers vil du, i stedet for mange hull i osten din, få ett stort hull, som ligner på en avgrunn, som både tid og energi vil falle ned i.

Følg fristregelen strengt. Begrepet kom til oss fra Amerika. Bokstavelig oversatt betyr det "dødlinje". Det antas at dette opprinnelig var navnet på linjen i fengselet, krysset som fangen umiddelbart ble drept. På steder som ikke er så avsidesliggende, har slike metoder ikke blitt brukt på lenge, men i forretningsmiljøet har det blitt veldig utbredt. I den moderne verden er en frist en grense i tid og rom som ikke kan krysses på noen måte.

Denne teknologien er spesielt populær blant de som jobber eksternt. Det er ingen som "passer" dem, så du må sette en ramme for deg selv. Det brukes også ofte for folk i kreative yrker - journalister eller reklameskapere. Fristen har imidlertid også et mellomstadium - redline (oversatt som "rød linje"). Dette er perioden du trenger å overlevere grovarbeidet - den gjenværende tiden er nødvendig for å rette opp feil, revisjoner og endringer som kunden kan gjøre.

Noen ganger kan vi bare ikke komme til oppgaven bare fordi den virker overveldende for oss, som en elefant. For å gjøre det lettere for deg selv, del det store volumet i små biter. Begynn i det små.

For eksempel må du gjøre en generell rengjøring av et landsted eller renovere det. Begge høres truende ut. Og hvis du deler prosessen i små trinn? Lag en tabell hvor reparasjonen skal stå øverst (generell rengjøring), og deretter underpostene: vinduer, dører, gulv, møbler og så videre. Enig, på denne måten virker ikke arbeidet for vanskelig lenger. Gjør derfor ikke en elefant av en flue.

Guddommelig metode "Kairos". De gamle grekerne anså Kairos for å være guden for et lykkelig øyeblikk. Eksperter innen tidsstyring har bestemt at en moderne person er på vei med ham. Essensen av metoden går ut på å ikke kaste bort en egen tid på det som kan kombineres med andre ting. Du må for eksempel kjøpe en gave til moren din 8. mars. Bestem deg for hvor du vil gjøre det og se om du har andre forretninger i dette området av byen snart.

Du kan kanskje kombinere 3 eller 4 mål samtidig på ett sted (gå til banken for å fylle på kontoen din, kjøpe en nyhet, og så videre). Det samme gjelder forretningsmøter. Før du går til forhandlinger, formuler alle spørsmålene og forslagene du har samlet for samtalepartneren. Det er mulig at en telefonsamtale eller lunsjmøte er nok til å løse dem. Og ikke glem å se om du har andre ting å gjøre der du går.

Du kan prøve alle tipsene vi har gitt i denne artikkelen, men de enkleste øvelsene bør følges først. Gjør det for eksempel til en regel å ikke omorganisere alarmen når den ringer. Om 5 eller til og med 10 minutter vil du ikke få sove, men du kan godt komme for sent på jobb, deretter vil du oppleve mangel på tid gjennom dagen, og du vil neppe klare alt.

I det store og hele er det ingen spesielle hemmeligheter i hvordan man kan spare tid. Her er bare noen flere anbefalinger.

• Bruk ferdighetene til dine kolleger eller familiemedlemmer. Del arbeidet ditt med dem - deleger myndighet. Juniorforskeren vil garantert gjerne hjelpe deg, og mannen (sønnen, datteren) vil ganske enkelt takle grunnleggende husarbeid, som å ta ut søpla eller kjøpe brød.
• Hvis du bestemmer deg for å gjøre tidsstyring til en livsstil, det er bedre å gjennomgå opplæring på et spesielt seminar eller invitere en spesialist på dette feltet til selskapet for å optimere arbeidsflyten.

Som en bonus for å lese denne artikkelen, her er et annet life hack for deg. Minst en gang i måneden, og helst ukentlig, arrangere for deg selv en "ren dag", som du må tilbringe uten telefon, kommunikasjon på e-post eller i instant messengers. Dette er en arbeidsprestasjon med korte pauser for en pause, hvor du må "rydde opp" i alle sakene, hvis du plutselig ikke hadde nok tid til noe i løpet av en uke (måned).