Eisenhower Matrix - Bruker tiden riktig

I vår vanvittig fartsfylte tid ser det ut til at tiden ikke bare går, men flyr med hastigheten til et supersonisk fly. I en slik syklus av hendelser og dager, lastet med en masse gjerninger og planer, kan vi ofte ikke realisere halvparten av det som var planlagt. Og jeg vil være i tide til alt. Hvordan bruke tiden riktig ved å bruke Eisenhower-matrisen, vil vi vurdere mer detaljert.

Tid er alt vi har. Godt eller dårlig vi lever livet vårt avhenger direkte av hvordan og hva vi bruker tiden som er tildelt oss. Og de som drømmer om å kunne gjøre mye på veien, lærer som regel hvordan man effektivt kan disponere tiden sin. Tidsstyring (tidsstyring) er ikke annet enn planlegging. Det er det som hjelper til å slutte å bekymre seg over den bitre følelsen av at tiden er knapp, at den er sårt mangelfull og på grunn av dette ikke er tid til å gjøre noe.

En gang i tiden tok den kjente amerikanske militære og politiske lederen Dwight David Eisenhower, som også var president i USA, for alvor søket etter en løsning på problemet med effektiv planlegging. Og han klarte å finne en løsning på dette problemet, han kom til og med opp med sin egen tidsstyringssystem.

Det har bare skjedd at den menneskelige hjernen lettere og bedre oppfatter strukturert informasjon, det vil si brakt inn i et bestemt system, brutt ned i hyller. Samtidig ville det vært fint å visualisere disse hyllene, gjøre dem visuelle, for eksempel ved hjelp av noen slags diagrammer eller diagrammer.Det er dette prinsippet om fordeling av saker som ligger til grunn for Eisenhower-matrisen, som er en av de ledende metodene i teorien om effektiv tidsstyring.

Visualisering av planen for saker og handlinger ved hjelp av matrisen er veldig enkel. Tegn en firkant på papir, del den med to vinkelrette linjer i fire like marger. Du bør få et vindu med et gitter i form av et kors. Disse feltene vil dele dine saker inn i 4 grupper, som hver vil avhenge av tegn på viktighet/uviktighet og haster/ikke-haster. Feltene dannet fra skjæringspunktet mellom linjer kalles kvadranter (et matematisk konsept) og er betegnet som følger:

• Kvadrant A (viktige og presserende oppgaver);
• B-kvadrant (viktige, men ikke presserende oppgaver);
• S-kvadrant (ikke viktige, men presserende oppgaver);
• Kvadrant D (uviktige og ikke-hastende oppgaver).

Eisenhower Matrix har både fordeler og ulemper. La oss beskrive begge deler, og begynne med fordelene.

• Til tross for navnet "matrise", som antyder noe komplekst, er systemet faktisk veldig enkelt å forstå og brukes uten problemer.
• Saker, mål og mål er kun delt inn i 4 kategorier, dette bidrar til å navigere bedre i dem.
• Fordelingen av oppgaver i henhold til kriteriene om haste og viktighet lar deg skyve ikke-hastende og uviktige saker i bakgrunnen, og dermed sette viktige og presserende saker i forgrunnen. Slik skjer analysen og filtreringen av saker. De som ikke trenger å bruke tid på i det hele tatt, blir eliminert.
• Hovedfordelen er at matrisen gjør det mulig å gjøre tidsforbruket så effektivt som mulig, noe som igjen gjør det mulig å fullføre alt i tide.

Det er også ulemper med dette systemet.

• Matrisen er ineffektiv i langsiktig planlegging. Det er egnet for å gjøre aktuelle saker eller de som er beregnet for nær fremtid.
• Når det ikke er noen daglige mål, er det ikke nødvendig å bruke et slikt system.
• For å bruke matrisen effektivt, må du raskt og nøyaktig distribuere mål i grupper. For å gjøre dette er det nødvendig å forstå hvilke av dem som kan tildeles den "viktige" graden, og hvilke mål som ikke er veldig viktige, som må fullføres snarest, og hvilke som er valgfrie. Slik trening tar tid, det vil si at matrisen ikke begynner å "fungere" for deg med en gang, men dette er et minus.
• Og som et resultat av forrige avsnitt kan det være feil med nøyaktigheten av å tilordne saker til en viss status.

La oss vurdere hver kvadrant av matrisen mer detaljert.

Hvis du er en mester i planlegging, vil A-kvadranten være tom. Hvis det er tilfeller i det, indikerer dette din dårlige organisasjon. Du innrømmer utdanning i spørsmål om hastejobber og blokkeringer. Årsaken til dette bildet er som regel latskap.

Eller du kan prioritere feil. Selvfølgelig er slike situasjoner noen ganger tillatt, men når dette observeres systematisk, er det rett og slett nødvendig å jobbe med personlig selvdisiplin. For å unngå "oppgjør" av kjepphest i A-kvadranten, er det nødvendig å håndtere oppgavene som er lagt inn i de gjenværende feltene i tide.

Men en liten huskeliste i A-kvadranten kan fortsatt lages. Det kan bli:

• helseproblemer;
• gjerninger, hvis svikt kan provosere fremveksten av problemer, forverre livskvaliteten, true velvære i familien og arbeidet;
• tilfeller, hvis feil vil komplisere veien til å oppnå hovedmålene betydelig eller føre til at de mislykkes;
• utgang fra ulike nød- og krisesituasjoner.

Hvis du likevel har mange poeng i denne kvadranten, så legg alle dine anstrengelser for å eliminere dem. Og ikke glem at oppfyllelsen av noen elementer fra listen over viktige og presserende kan adresseres på nytt, delegeres til en av de pålitelige personene, det er ikke nødvendig å bære hele byrden av alle saker bare på deg selv.Denne tilnærmingen vil hjelpe deg å takle fylden i A-kvadranten raskere.

Observasjoner viser at mennesker som foretrekker å løse problemer fra B-kvadranten, blir de mest vellykkede, klatrer raskere på karrierestigen, er de mest økonomisk velstående, mangler ikke tid og lever et harmonisk, tilfredsstillende liv. Ikke-hastende oppgaver tilhører kategorien de mest lovende og prioriterte, og hvis en person legger hovedoppmerksomheten på dem, går alt riktig for ham.

Det bør tas i betraktning at mangelen på at det haster i gruppe B noen ganger fører til en forsinkelse i implementeringen av de skisserte punktene, og de migrerer til gruppe A, hvor de allerede vil kreve en rask respons. Hvis du løser viktige, men ikke veldig presserende oppgaver gradvis og regelmessig, vil denne prosessen være rolig og effektiv. Du må nærme deg denne typen virksomhet på en ansvarlig måte, og mangelen på haster gjør det mulig å kontrollere fremdriften i saken fullt ut, bringe alle detaljene til det ideelle, tenke tydelig over alle trinnene, og til slutt oppnå et produktivt resultat.

Eisenhower-matrisen lærer oss først og fremst å prioritere riktig. Dette betyr at det viktigste i planleggingen er evnen til å skille de viktige tingene som leder deg til store mål fra de sekundære. Oppgavene som må inkluderes i gruppe C er ikke viktige, i hovedsak distraherer de fra hovedmålene i saken, de bidrar ikke til fremgang, men tvert imot bremser bare utviklingsprosessen. Ofte forstyrrer de å konsentrere seg om å oppnå viktige mål og reduserer dermed effektiviteten til preteritum.

Ikke forveksle hastesaker fra felt C, som er uviktige, med hastesaker fra felt A, som bare er ekstremt viktige. Dette fører som regel til at det virkelig viktige forblir i bakgrunnen. Et levende eksempel på en slik situasjon kan være møter pålagt av noen utenfra, som ikke er nødvendige for deg, eller tomme lange samtaler, gå på fester og feiringer, invitasjoner som kommer fra personer som ikke er av interesse for deg, noen husarbeid, nedbryting av husholdningsapparater og lignende. Ja, dette må gjøres snarest, men løsningen av disse oppgavene er ikke en livsnødvendighet, og svikten deres fører ikke til problemer.

Klasser fra denne gruppen gir ikke noe, tvert imot kan de gjøre skade. De bør forsøkes utsatt til senere, og det er bedre å ignorere dem helt. Men du må kjenne fienden ved synet - du bør definitivt lage en liste over slike "skadedyr" i felt D, fordi det er nettopp disse aktivitetene som "spiser opp" vår tid. Det er disse sakene som er så fristende og attraktive for mange mennesker for sin enkelhet og lover å gi avslapning og nytelse, å tilbringe tid i søt lykke.

Slike egenskaper ved disse "sakene" skaper en enorm fristelse til å håndtere dem i utgangspunktet, og la, som de sier, hele verden vente. Det kan være ekstremt vanskelig å komme seg ut av virvelen til slike pseudo-tilfeller, siden de virkelig drar på en person. Men forsøk på å ødelegge vanen med å engasjere seg i dem kan ikke forlates.

Disse aktivitetene inkluderer:

• samtaler om ingenting, tomme, meningsløse samtaler (både på telefon og personlig);
• det samme som samtalene fra forrige avsnitt, korrespondanse i direktemeldinger, sosiale nettverk, alle slags chatter;
• se filmer, serier, TV-programmer som ikke bærer en semantisk belastning, distrahere fra alvorlige problemer og saker som forårsaker ulike negative følelser;
• datamaskin og andre (ikke pedagogiske) spill.

Hvile for kropp og sjel er utvilsomt nødvendig, men det er mange andre nyttige måter å trene den på:

• lese kvalitetslitteratur;
• besøk på utstillinger, teatre og museer;
• spill som utvikler intelligens;
• klasser i basseng, treningsstudio, turer til skøytebaner, turer ut av byen til naturen, reiser m.m.

Hvis du ikke helt kan utrydde skadelige aktiviteter fra gruppe D fra livet ditt, må du prøve å i det minste utsette dem, ta hensyn til dem først når ting fra gruppe A og B er fullført. Men prøv å redusere tiden brukt på "tomme" aktiviteter så mye som mulig ...

Det er stor sannsynlighet for å henføre saken til en upassende gruppe. Dette er hovedproblemet i å bygge hierarkiet av våre prioriteringer. For å gjøre det lettere å takle det, må du lære å svare på to spørsmål ved å bruke to ord - "ja" eller "nei". For eksempel: "Vil å fullføre denne saken hjelpe meg å komme nærmere hovedmålet mitt?" Svaret "ja" betyr sakens betydning, svaret "nei" betyr uvesentlig.

"Hvis jeg ikke løser dette problemet nå, vil det miste sin relevans i morgen?" Svaret "ja" betyr at saken haster, svaret "nei" er ikke det som haster. Etter å ha bestemt kategorien for hver leksjon på denne måten, gjør først ting fra gruppe A, og deretter fra gruppe B.

Den beste tiden å lage en matrise på er å starte en ny dag. Tenk nøye gjennom hvilke oppgaver som ligger foran deg i nær fremtid og skriv dem ned i form av en vanlig liste. Test deretter hver enkelt ved å bruke spørsmålene ovenfor og plasser dem i boksene i henhold til svarene. Ikke glem å nevne de minste og mest ubetydelige tingene som bare kaster bort tiden vår.

Totalt antall oppgaver bestemmer du selv. Etter å ha delt sakene inn i passende kategorier, kan du skrive i en notatbok eller lage i telefonarrangøren en vanlig praktisk liste i synkende rekkefølge etter haster og viktighet, slik at den første på listen er saker fra gruppe A, andre fra B, tredje fra C, og fra D trenger du ikke å skrive det ned i det hele tatt. Husk at oppgaver fra gruppe A og C må delegeres til familie, venner, kolleger eller underordnede. Men gruppe B - det er disse tingene som er viktige å gjøre på egenhånd.

Alle som trenger det kan bruke Eisenhower Matrix. Det er bra fordi det vil være like nyttig for alle, uavhengig av alder og sosial status: lederne av organisasjoner og bedrifter, og vanlige arbeidere og ansatte, og husmødre, og studenter, og barn som studerer på skolene.

La oss se på et eksempel på hvordan Eisenhowers daglige poster kan se ut.

En gruppe presserende og viktige saker:

• kjør bilen til bensinstasjonen for reparasjoner, siden jeg trenger den til jobb;
• sende inn en kvartalsrapport;
• håndtere problemet med et bankkort.

En gruppe med ikke presserende, men viktige saker:

• utvikle et nytt tema og skissere hovedretningene for det nye prosjektet;
• slutte å røyke;
• Lær engelsk;
• kjøpe et treningsmedlemskap.

En gruppe med presserende, men ikke viktige saker:

• gå til jubileet til San Sanych fra den juridiske avdelingen;
• gratulerer alle på sosiale nettverk på vårens første dag.

En gruppe ikke-hastende og uviktige saker:

• rydde opp i skapet;
• demonter ting på mesaninen;
• se serien;
• leke med papegøyen.

Eisenhower Matrix kan sammenlignes med et rensesystem, et filter som lar deg bli kvitt unødvendige ting. Til å begynne med må du kanskje komponere den daglig, men med akkumulering av erfaring vil du begynne å føle på intuisjonsnivå hvilken virksomhet som tilhører hvilken kategori. Og så snart et slikt tidsstyringssystem er mestret, og du lærer å bruke det effektivt, samt å distribuere saker riktig i kvadranter, vil du umiddelbart føle en bølge av frihet.Du vil begynne å ha tid til å gjøre alt i tide og samtidig ikke forhaste deg, livet ditt vil bli brakt tilbake til det normale, mål som virker uoppnåelige vil plutselig begynne å bli oppnådd. Og du vil være garantert tilstedeværelsen av utmerket tilstand og høyt humør, energi og livlighet.

Disiplin er grunnlaget for suksess. Du tok sikkert hensyn til slike mennesker som ikke har slike egenskaper, de er i en endeløs virvelvind av endeløse "saker", hele tiden gjør noe tomt, meningsløst, men ifølge deres uttalelser er det umulig viktig. Og synet av disse menneskene er konstant sliten, utslitt, tapt, ulykkelig. De er alltid irriterte, masete og rastløse.

Hvis du ikke vil være slik og ikke bare vil vekke sympati og medlidenhet hos folk, så må du handle etter prinsippet om det motsatte. Hvis alt skjer for dem, og du vil ha motsatte resultater, må du handle på motsatte måter. Nemlig: å sette disiplin i orden, mestre teknikkene for selvorganisering, overholde klare planer, tidsplaner og regimer, forstå tydelig når og hva du skal gjøre, og viktigst av alt, hva er alt dette for, hva er målet. Og Eisenhower-matrisen vil være en utmerket assistent for deg i disse sakene.

Tross alt er det ikke for ingenting at grunnleggeren, hvis navn hun bærer, var i stand til å bygge en så svimlende karriere og bli en av de mest kjente og elskede presidentene for det amerikanske folket, så vel som en svært vellykket militærleder. Og alt dette til tross for at denne store mannen ble født inn i en fattig familie. Du kan trygt ta et eksempel fra slike mennesker og bruke verktøyene de har funnet opp.