Forretningsetikett og etikk

Dagens forretningsrealitet er at bare 15 % av mellomstore og store gründere som ønsker å styrke sin posisjon i markedet, når målet. Det er av denne grunn at relevansen av forretningsetikette blir flere, siden manglende overholdelse av normene, av en rekke andre grunner, ofte fører til brudd på nyttige forretningsforhold.

I en bred tolkning er etikk et sett av generelle holdninger rettet mot å regulere sosiale relasjoner. Følgelig adresserer forretningsetikk problemstillinger knyttet til den aksepterte rekkefølgen og samhandlingsstilen innen forretningsområdet.

Detaljene i de etiske aspektene ved forretningsforbindelser er forretningsetikett, inkludert for eksempel prosedyren for forhandlinger, regler for bedriftens oppførsel, forretningstradisjoner og ritualer, elementer av underordning, kommunikasjons- og skrivemåter og -stiler, samt spørsmål om korrekthet i møte med samarbeidspartnere og forretningskolleger.

Betydningen av etikk og etikette, som en integrert del av den, ligger i det faktum at regelverket som har oppstått som følge av langsiktig praksis i stor grad forenkler kommunikasjonen, og skaper en forståelig og offentlig tilgjengelig kontekst i næringslivet som tillater for å oppnå målene riktig og betydelig spare tid.

Med andre ord snakker vi om en spesiell algoritme for løsning av forretningsproblemer, som gjør det mulig på en rasjonell og konfliktfri form å sette og med suksess oppnå de ønskede forretningsmålene. Ferdighetsnivået i denne algoritmen lar en trekke direkte konklusjoner om graden av profesjonalitet til en forretningspartner eller motstander i en forretningstvist.

I denne sammenheng er det viktig å følge følgende grunnleggende grunnleggende prinsipper:

• punktlighet overalt og i alt;
• overholdelse av informasjonssikkerhet;
• fornuftig altruisme;
• gunstig bilde som tilsvarer forretningsmiljøet;
• Korrekt muntlig og skriftlig språk;
• overholdelse av reglene for forretningstalekultur.

Typene forretningskorrespondanse er varierte, og med en viss grad av konvensjon kan de deles inn i to hovedtyper:

• interstate - mellom statlige organisasjoner, utenlandske representasjoner og tjenestemenn (ulike notater, memoranda og andre former) - elementer av diplomatiske forbindelser;
• kommersielle - brev med semi-offisiell status brukt innen forretningsforbindelser mellom institusjoner og organisasjoner.

Stilen for å skrive et servicebrev har, til tross for de språklige og noen tradisjonelle forskjellene, et visst felles grunnlag og en gruppe retningslinjer utviklet av den etablerte praksisen. For eksempel er en rekke protokollkrav, bestemt av posisjonen til avsender- og adressatrangene, basert på de innledende innstillingene for gjensidig respekt og korrekthet. Derfor, uavhengig av type dokument, strukturelt, må det nødvendigvis inneholde følgende elementer:

• klage (mottakerens offisielle status);
• kompliment (høflig slutten av brevet);
• signatur;
• dato (dag, måned, år og sted for skriving av meldingen);
• avsenderens adresse (etternavn, stillingsstatus, adresse er plassert øverst eller nederst på 1. side i brevet).

I tillegg er det en rekke bestemmelser direkte knyttet til brev:

• forretningsbrev er satt ut på skjemaer eller papirark utelukkende på forsiden;
• sidene er nummerert med arabiske tall;
• meldinger er fylt med trykt tekst;
• slettinger og rettelser i hoveddelen av dokumentet er uakseptable;
• dokumentet er brettet med tekst innover;
• ventetiden på svar på brev er ikke mer enn ti dager.

Et forretningsbudskap bør ha en uttalt målorientering og inneholde ett spørsmål, og hele betydningen av teksten bør følge innholdet fullstendig og fullstendig, enten det er et avtaleforslag, en kommersiell forespørsel eller bare relevant informasjon.

Klassifiseringen av forretningsmeldinger er mangfoldig og avhenger av deres funksjonelle og målrettede orientering. For eksempel er bokstaver:

• varsle;
• likner;
• invitasjoner;
• informasjon anmeldelser;
• ordrene;
• medfølgende;
• andre typer.

I kommersiell korrespondanse er det mest typiske:

• forespørsler;
• forslag;
• ordrene;
• klager;
• garantibrev.

Som en av formene for forretningskommunikasjon, i streng forstand av definisjonen, er brev delt inn i 2 typer - forretningsmessig og privat-offisiell.

Forretninger inkluderer korrespondanse som sirkulerer mellom organisasjoner og institusjoner. Et privat-offisielt brev er en melding som sendes til en institusjon av en privatperson, eller omvendt av en institusjon - til en privatperson.

Det finnes en rekke regler for gjennomføring av forretningskorrespondanse.

• Brevet skal stimulere fremveksten av forretningsinteresser hos mottakeren, klart og på grunnlag av overbevisende bevis, demonstrere fordelene med partnerskapet og uhensiktsmessigheten av å bryte partnerskapet. Teksten skal ha en motiverende karakter til å samarbeide.
• Overdrevne personlige følelser i et forretningsbrev er ikke den beste måten å bevise saken din på og løse problemet.
• For å unngå overbelastning og tilstopping av teksten i brevet, bør du unngå figurative sammenligninger, metaforer, allegorier og hyperboler.
• For en klar og konsis presentasjon av emnet er det bedre å bruke enkle setninger, unngå detaljer og overdreven detaljer. Hovedideen til meldingen bør støttes av ekstremt relevante argumenter, som vanligvis legges i vedlegg til brevet (diagrammer, grafer, digitale data).
• I teksten skal avsnitt utheves, som hver, representerer en uavhengig tanke, begynner på en ny linje.

• I en bedriftsskrevet melding bør du ikke bruke beskrivende adjektiver, unødvendige avklaringer og detaljer. På slutten av skrivingen er det tilrådelig å sjekke dokumentet og eliminere setninger som ikke har det faktiske semantiske innholdet.
• Literacy er et grunnleggende element i tekst. Tilstedeværelsen av stavefeil og andre feil i meldingen er uakseptabelt.
• Emnet for brevet er påkrevd. Temaet i dokumentene bør reflekteres kort og konsist, dette sparer tid ved lesing og karakteriserer avsenderen positivt. Dersom brevet sendes på e-post og inneholder spesielt viktig informasjon, bør du gi det et eget «flagg» som er tilgjengelig i den elektroniske tjenesten.
• God lesbarhet av teksten er gitt av Arial- eller Times New Roman-fonter med middels skriftstørrelse. Om nødvendig er kursiv eller fet nøkkelideer tillatt.

• I teksten er det nyttig å bruke underoverskrifter (3-4), som gir en lettere forståelse av teksten som presenteres.
• Oppregninger, lister og lister utformes best ved bruk av spesielle markører.
• En bedriftsmal (diagram) er en utmerket indikator på effektivitet og objektivitet i forretningskommunikasjon. Det er spesielt hensiktsmessig i bedriftsaspektet, da det lar deg skille deg ut i et gunstig lys og respektere de nødvendige formalitetene.

Strukturen til et forretningsbudskap er typisk. Tradisjonelt inneholder den:

• introduksjon;
• hoveddelen;
• konklusjon.

Innledningen oppsummerer hensikten med brevet. Hoveddelen beskriver essensen av spørsmålet. Avslutningsvis er det ønskelig å oppsummere innholdet i hoveddelen, for eksempel i form av konklusjoner. «Etterskrift» og ulike typer fotnoter er uønsket.

Avslutningsvis er setninger som ligner manipulasjoner i form upassende, for eksempel: "Jeg håper på et gjensidig fordelaktig partnerskap" og så videre. Det er bedre å si farvel i et forretningsbrev med enkle setninger - "Vennlig hilsen", "Med beste ønsker" og så videre.

Nederst i meldingen vises: fullt navn, stillingsstatus, firmanavn og en signatur. Kontakttelefonnumre er også angitt.

Tabeller og grafer er vedlagt som egen fil (pakke), med angivelse av dette på slutten av brevet. Hvis det er en gruppe med vedlegg, er listen deres med navn gitt.

Du kan bare bruke forkortelser og spesielle forkortelser hvis du er sikker på at mottakeren definitivt vil forstå dem.

For å gi teksten større logisk strenghet og konsistens i forretningsvokabular, brukes følgende talemønstre som bindemidler:

• av denne grunn;
• basert på ovenstående;
• på grunn av dette;
• i henhold til dataene;
• Basert på dette;
• Med tanke på;
• annen.

I det virtuelle rommet er forretningsinteraksjon, som representerer kommunikasjon i miniatyr, spesifikk, og krever ikke mindre overholdelse av relevante etiketteregler. Kompetent arbeid med skriving, i samsvar med praksis, innebærer implementering av følgende notater vedrørende volum, språknormer, struktur og format.

• Formelen for emnet må helt nøyaktig samsvare med emnet som er angitt i teksten. Dette lar deg raskt stille inn leseren til ønsket forretningsstemning.
• Det optimale volumet av et dokument sendt på e-post passer inn i "én skjerm", med maksimalt volum av tekst - ett ark i A4-format.
• Den optimale størrelsen på vedlegg er ikke mer enn 3 MB.
• Det anbefales å "pakke" de sendte filene inn i standard arkiver med Zip- eller Rar-koding. Andre blir ofte blokkert under overføringen.
• Hyperkoblinger skal være standard (blå, understreket nedenfor).
• Svaret til adressaten skal plasseres øverst, i begynnelsen av brevet, og ikke nederst. Dette sparer pennepartneren fra unødvendig og tvungen rulling av forrige tekst.

• Det er nødvendig å bruke språket i brevet som partneren forstår så mye som mulig. Spørsmålet om hensiktsmessigheten av å bruke profesjonalitet, internt bedriftsvokabular, slanguttrykk og forkortelser (spesielt i ekstern korrespondanse) i meldingen avgjøres separat, avhengig av konteksten og kvalitetene til korrespondansepartnerne.
• Det er viktig å informere partneren din om mottak av meldingen hans - dette er et tegn på god oppførsel og en del av forretningsetiketten som viser respekt for ham.
• Svaret skal være så raskt som mulig. Hvis det av en eller annen grunn ikke er mulig å svare raskt, bør partneren varsles om mottak av brevet og angi tidspunktet for svar. En etisk og behagelig pause før du gir et svar er 48 timer etter at du har mottatt en melding. Etter denne tiden tror personen vanligvis at meldingen har gått tapt eller blir ignorert. Overdreven pause i korrespondanse er ofte forbundet med risiko for å miste en partner og tolkes i næringslivet som et brudd på etiske standarder.
• På slutten av meldingen bør du plassere kontaktinformasjonen som er angitt i alle brev uten unntak, uavhengig av rekkefølgen på utsendelsen.
• Det er viktig å være spesielt oppmerksom på personvernspørsmål under overføringen.

For mer informasjon om forretningskorrespondanseetikk, se neste video.