Yrkessekretær

På kontoret til nesten ethvert moderne selskap har sekretæren en spesiell plass. Dette er en spesialist som bidrar til å holde organisasjonen organisert og i gang. Faktisk er det et mellomledd mellom leder, ansatte, samarbeidspartnere og kunder. Som regel er det ikke vanskelig å få denne stillingen - høyere utdanning og lang arbeidserfaring er ikke alltid nødvendig. Og du kan bygge en god og interessant karriere i fremtiden hvis du utfører oppgavene dine effektivt og ansvarlig.

Sekretæryrket har vært nevnt siden det gamle Romas dager. I følge historikere ble slike arbeidere ansatt av patrisiere og adelige eller rett og slett rike borgere i landet. Som sekretærer ble det ansatt menn fra de lavere klassene med god utdannelse. På den tiden inkluderte pliktene til slike arbeidere kontorarbeid, korrespondanse og ofte økonomi og til og med arbeidsgiverens hemmeligheter.

I Russland dukket sekretærstillingen opp i 1720 takket være Peter I. Det ble stilt strenge krav til yrket - utdanning, god kunnskap om lover, forståelse for alle finesser og detaljer. Stillingen som personlig sekretær har vært etterspurt siden 1840 - mange ledere i ulike virksomheter trenger ofte en personlig assistent.

Det moderne yrket til en sekretær er ofte et mottak og organisasjonsarbeid på kontoret - og hjelper ikke bare lederen, men kolleger og besøkende.I dag regnes sekretæren som selskapets ansikt, og etter hans eller hennes utseende bedømmer besøkende soliditeten til hele bedriften. I dag regnes dette yrket som overveiende kvinnelig på grunn av dets spesifikke egenskaper. Under utviklingen av profesjonen har det blitt dannet flere retninger for sekretariatet, avhengig av spesialisering.

• Kontorsekretær (kontorleder). Ansvar er distribusjon av telefonsamtaler, møte gjester, oppfylle instrukser fra ledelsen og sikre stabil drift av kontoret (bestilling av skrivesaker, vann etc.). For å få stilling trenger ikke en ansatt spesialutdanning. I karrierestigen er denne stillingen ofte startposisjonen.

• Sekretær-assistent. Stillingen er lik den for en kontorleder, men mer ansvarlig og kompleks. Her vil ansvaret være utarbeidelse av designløsninger, redigering av dokumenter, utforming av tekster til leders taler ved ulike arrangementer, samt delvis kontroll av arbeidet til organisasjonens ansatte. Å få en slik stilling krever spesialundervisning (kurs, opplæringssenter).

• Personlig assistent for leder. Denne stillingen anses som hederlig. En slik assistent må bygge relasjoner med ledelsen og skape en atmosfære av tillit. For å utføre plikter trenger du kunnskap om yrkets spesifikasjoner, det grunnleggende om kontorarbeid, stressmotstand og selvtillit. Arbeidet består vanligvis i å løse organisatoriske og administrative problemer.

I tillegg til disse yrkene er det flere spesialiseringer med snever spesifisitet.

• Kontorist. En ansatt som organiserer dokumentasjon, utarbeider fakturaer, registrerer inn- og utgående korrespondanse, danner et arkiv.
• Sekretær-oversetter. I tillegg til grunnleggende ansvar, vil det kreves høye ferdigheter i fremmedspråk. Den ansatte deltar i forhandlinger med utenlandske partnere.
• Justissekretær. Den ansatte tjenestegjør i retten, kontrollerer deltakelse av personer på møter, fører protokoll fra høringen, utarbeider rettslige handlinger og utfører ulike pålegg fra dommeren.
• Teknisk sekretær. For å oppfylle pliktene må du kunne den «blinde» skrivemetoden, svare på telefonsamtaler og kunne jobbe med kontorutstyr.

Ytterligere karakteristiske trekk ved det moderne yrket er:

• forretningskorrespondanse;
• høy hastighet på å skrive "blind" metode - uten å se på tastaturet og bruke alle 10 fingrene;
• muligheten til å bruke en rekke kontorutstyr;
• evnen til å organisere dokumentasjon (korrespondanse, arkiv).

Fordelene med yrket inkluderer følgende:

• det er ingen fysisk aktivitet;
• det er en mulighet til å få viktige kommunikasjonsferdigheter og knytte nyttige forbindelser;
• det er ikke nødvendig å ha en spesialitet for å få jobb;
• arbeid under komfortable forhold;
• i noen tilfeller kan du bruke kontorutstyr til personlige formål (kopimaskin, skanning);
• noen ganger er det mulig å kombinere studier og arbeid.

Som i ethvert annet yrke har sekretærstillingen sine ulemper:

• konstant å være i sikte av ledelsen;
• daglig feilfritt utseende (spesielt viktig i store selskaper);
• lignende oppgaver og rutinearbeid (ofte typisk for små organisasjoner);
• arbeid er ofte stressende;
• oppfyllelse av personlige ordre fra myndighetene som ikke er relatert til arbeid;
• det er sjelden mulighet for selvrealisering;
• driftsmodusen kan være uregelmessig.

Utviklingsperspektivet for sekretæren er ofte tvilsomt. Noen ledere har ikke hastverk med å miste en god medarbeider og overføre ham til en annen stilling.Andre er forståelsesfulle og ofte forfremmet til ansvarlige, hardtarbeidende og profesjonelle arbeidere.

Et dokument som er utformet for å regulere rettigheter og plikter til en ansatt er en stillingsbeskrivelse, det er like viktig for sekretæren og for ledelsen. Den inneholder rettigheter og plikter til begge parter i arbeidsavtalen, som gjør det mulig å bruke den som et verktøy for effektiv koordinering av produksjonsprosesser.

Det er ingen enkeltform for instruksjon, så du kan komponere den ved hjelp av en ferdig mal, eller utvikle ditt eget dokument. Ved utforming av dokumentet er det viktig å ta hensyn til at sekretærer i hvert selskap utfører forskjellige funksjoner, til tross for det samme grunnleggende arbeidet.

Stillingsbeskrivelsen bør utarbeides under hensyntagen til den faglige standarden og inneholde følgende hovedavsnitt.

• Generelle bestemmelser.
• Funksjoner.
• Job ansvar.
• Rettigheter.
• Et ansvar.

I tillegg til hovedansvaret er det tillatt å introdusere tilleggsfunksjoner i stillingsbeskrivelsen, med hensyn til spesialisering. Så instruksjonene til en kontorist, teknisk sekretær, militær eller vitenskapelig sekretær vil inneholde lignende grunnleggende sekretærfunksjoner, men avvike i spesialiserte oppgaver som må angis i dokumentet.

I klassisk forstand kan følgende funksjoner tilskrives de viktigste enhetlige oppgavene til sekretæren:

• sikrer lederens administrative aktiviteter;
• utfører forretningskorrespondanse, inkludert samtaler og e-poster;
• godtar og redistribuerer korrespondanse, forbereder og sender svar på mottatte brev;
• samler inn og behandler nødvendig informasjon for lederen, gir kontorarbeid;
• godtar dokumenter fra ansatte for videre overføring til ledelsen for underskrift og gjennomgang;
• forbereder møter, møter og konferanser, fører protokoller;
• kjøper skrivesaker og andre produkter som er nødvendige for å sikre at kontoret fungerer jevnt;
• løser organisatoriske oppgaver for mottak av ansatte og besøkende;
• utfører annet arbeid knyttet til stillingen.

I tillegg kan arbeidsoppgaver bli:

• kontroll over utførelsen av bestillinger og bestillinger;
• skanning og kopiering av dokumentasjon;
• kansellering eller utsettelse av frister;
• bestilling av billetter og hotellrom;
• utarbeidelse av rapporter om reiseutgifter;
• tilberedning av drikke og godbiter til gjester.

Sekretæren på jobb må ofte og mye kommunisere med forskjellige mennesker, så en god spesialist må oppfylle følgende krav:

• ryddighet;
• nøyaktighet;
• velvilje;
• en talekultur;
• omgjengelighet;
• mangel på dårlige vaner.

Siden sekretæren er "ansiktet" til bedriften, er den ansattes behagelige utseende et vesentlig kriterium. Det er viktig å merke seg her at vi snakker om en følelse av stil og tilstedeværelse av smak, og ikke om et modellutseende. Kvinner blir ofte sekretærer fordi de anses å være mer fleksible, stressbestandige og i stand til å skape en koselig atmosfære på kontoret.

Spesifisiteten til sekretærarbeid er å regelmessig hjelpe lederen med å gjøre forretninger. Av denne grunn er slike faglige egenskaper ekstremt viktige:

• et ansvar;
• punktlighet;
• oppmerksomhet;
• aktsomhet;
• lærebarhet;
• organisasjon.

For å få jobb som sekretær trenger man ofte ikke høyere utdanning, fullførte spesialiserte kurs er ganske passende. Kunnskapen oppnådd innen psykologi, hurtiglesing og stenografi vil være nyttig. Den grunnleggende kunnskapen om sekretærfaget kan fås i spesialiserte høyskoler. Slik opplæring er tilgjengelig for de som ble uteksaminert fra 9. eller 11. trinn på skolen, og vil ta 1-3 år, avhengig av eksisterende videregående opplæring.

Hvis valget falt på et anerkjent selskap, er det viktig å få en spesialisert utdanning. For eksempel, under Utenriksdepartementet i den russiske føderasjonen er det et treningssenter som trener sekretærer. Senteret lærer studentene datakunnskaper, det grunnleggende om kontorarbeid, forretningsetikk og etikette, og engelsk. Siden innenlandske universiteter ikke tilbyr opplæring i sekretærarbeid, har kandidater med vitnemål i filologi, kommunikasjon, psykologi og andre lignende områder en fordel. Noen selskaper tilbyr opplæring for kandidater de er klare til å rekruttere.

Du kan jobbe som sekretær i en anerkjent organisasjon, i en liten bedrift og i et offentlig organ, for eksempel på en skole eller et universitet. I dag trenger nesten hver leder sekretærer eller assistenter. Stillingen som sekretær er innhyllet i ulike myter - noen snakker om å starte en interessant karriere i dette yrket, mens andre hevder at det praktisk talt ikke er noen forfremmelse.

Faktisk avhenger karriereutvikling i stor grad av personlige egenskaper. Initiativ og hardt arbeid vil hjelpe deg å gå over i en høyere stilling i bedriften, for eksempel først som assisterende leder, og deretter bli leder. Videre utvikling i selskapet vil være i hendene på spesialisten selv.

I starten av en karriere er det vanskelig å regne med høy lønn. Arbeidsgivere tilbyr vanligvis arbeidere uten erfaring en lønn på 15 000-20 000 rubler. avhengig av bostedsregion. I store byer er lønningene vanligvis høyere. Gjennomsnittslønnen til en erfaren ansatt er 30 000-45 000 rubler. over hele Russland. Mer høyt kvalifiserte spesialister, for eksempel personlige assistenter til ledere og assistenter, tjener 60 000-80 000 rubler.