Hvem er assisterende sekretær og hva gjør han?

Stillingen som sekretær har lenge vært den mest ettertraktede for mange kvinner. Tidligere var det som regel praktisk talt ingenting påkrevd av en slik ansatt, bortsett fra et attraktivt utseende. Men nå har alt endret seg, noen ganger er en slik ansatt en viktig del av teamet og må være klar til å utføre mange funksjoner. Som et resultat er han ofte veldig opptatt med jobb. Les om hva disse ansvarsområdene er, hvilke krav som må oppfylles for å få et jobbtilbud, les i denne artikkelen.

Sekretæryrket går tilbake til det gamle Romas tid. «Sekretærene» var keisernes fortrolige – menn med stor politisk innflytelse. Dette yrket fikk sin nye begynnelse under første verdenskrig, men det innebar allerede å utføre helt andre oppgaver. Til nå har bare ekko av den opprinnelige betydningen av «sekretær» overlevd i form av stillinger som generalsekretær og statssekretær.

I dag krever yrket som sekretærassistent utførelse av arbeid knyttet til dokumenter, organisering av kontorarbeid, styring av kontorutstyr og andre funksjoner. Kommunikasjonsevner og oppmerksomhet anses som viktige ferdigheter for en assisterende sekretær. Prefikset «referent» betyr at den ansatte skal kommunisere med sjefen om ulike arbeidsforhold. Det er åpenbart at konkurransen blant de som ønsker å ta denne stillingen er høy, spesielt i store firmaer eller selskaper. Spesifikasjonene til ferdighetene som en sekretær må ha kan noen ganger avhenge av virksomhetsfeltet til firmaet.Enkelt sagt, i et teknologimarkedsføringsfirma vil sekretæren trenge å kjenne til vanskelighetene ved forretningsforhandlinger. Dette er imidlertid ikke i det hele tatt nødvendig, for hvert selskap er alt individuelt.

Store rekrutteringsbedrifter hevder at denne stillingen, sammen med sjåførstillingen og andre lignende jobber, innebærer mye overtid. Personer i disse stillingene blir tvunget til å tilpasse seg timeplanen til sine overordnede og være klare til å jobbe nesten 24/7. I dag øker "virtuelle sekretærer" i popularitet, som utfører de fleste oppgavene til en vanlig sekretær for de selskapene som ikke har mulighet til å leie et kontor eller rett og slett ikke gjør det på grunn av kostnadsbesparelser. Separat bør det bemerkes viktigheten av utseendet til sekretæren. Sekretæren bør kle seg i en forretningsstil, unngå lyse, flamboyante og upassende sminke og frisyrer.

Dette dokumentet inneholder alle ansvar knyttet til den ansattes aktiviteter. Stillingsbeskrivelsen inneholder også rettighetene til den ansatte og en beskrivelse av kravene til ham. Dette dokumentet inneholder informasjon om hvem som må erstatte den ansatte under hans fravær. Det er også verdt å merke seg at stillingsbeskrivelsen ved behov kan revideres og endres. Dette kan skje i følgende tilfeller.

• Endring av oppgavene til sekretær-assistenten.
• Utseendet til endringer i organisasjonens dokumentasjon.
• Utseendet til endringer i strukturen til organisasjonen.

Nedenfor er hovedoppgavene til assisterende sekretær.

• Ofte er personen i denne stillingen ansvarlig for å forsyne kontoret med kontorrekvisita. Han bør også bestille dagligvarer om nødvendig. Sekretærens direkte ansvar er å bestille en vannkjøler og overvåke dens fylde.
• Sekretærassistenten må ta imot samtaler for lederen og gjøre dem «silet ut».
• Han må også organisere prosedyren for mottak av besøkende.
• Personen i denne stillingen rapporterer direkte til konsernsjefen i selskapet. Dermed vil det meste av oppgavene som utføres være knyttet til hans forespørsler og bestillinger.
• Ansvarslisten inkluderer også mottak og utsendelse av mottatt og sendt korrespondanse, utarbeidelse av nødvendige dokumenter på forespørsel fra daglig leder, kontroll av dokumenter som direktøren må signere.
• Sekretæren overfører også nødvendig informasjon fra direktøren til de ansatte og omvendt, kaller ansatte til direktøren ved behov.
• Denne medarbeideren samhandler også ofte med administrasjonsavdelingen. Noen ganger kan han koordinere med de ansatte i denne avdelingen om levering av kontorrekvisita og utstyr. I motsetning til det første punktet beskrevet ovenfor, er ikke dette punktet alltid presisert i stillingsbeskrivelsene til assisterende sekretær.
• Sekretæren skal bestille flybilletter og bestille hotellrom i tilfelle direktør eller andre ansatte skal på forretningsreise.
• I noen organisasjoner er sekretæren pålagt å varsle ledelsen og/eller andre ansatte om kommende feiringer, ansattes bursdager og høytider. Noen ganger gjøres dette av en HR-spesialist.
• Hver dag må sekretæren forberede direktørens kontor for begynnelsen av en ny dag - slå på lyset, kontorutstyr (skriver, datamaskin, etc.), klargjør nødvendige dokumenter.

Sekretærassistenten skal være ansvarlig for dokumentflyt og har ingen rett til å utlevere konfidensiell informasjon. En slik ansatt er ansvarlig for sikkerheten til dokumenter og rettidig innsending av dem til myndighetene. Sekretæren er ansvarlig for unnlatelse av å oppfylle de plikter som er fastsatt i stillingsbeskrivelsen, det vil si for unnlatelse av å oppfylle sine funksjoner, herunder brudd som forsinket. En ansatt kan få problemer dersom han er uaktsom i arbeidet med dokumentasjon.

Ansvaret bæres for utlevering av konfidensiell informasjon som tilhører kategorien "kommersielle hemmeligheter". En ansatt har forbud mot å skade inventar, spesielt møbler levert til ham eller som tilhører selskapet. Sekretæren har ansvar for å behandle ansatte taktløst eller frekt. Siden han kommuniserer med alle andre ansatte nesten daglig, bør sekretæren være motstridende og diplomatisk.

For det første har sekretærassistenten rett til å be om ulike dokumenter han trenger for å jobbe fra ulike ansatte. Sekretæren kan fordele de mottatte telefonsamtalene avhengig av deres betydning etter eget skjønn. Det samme gjelder prosedyren for mottak av besøkende i resepsjonen. Han kan også kreve forklaringer fra ansatte dersom det har vært et disiplinærbrudd. Sekretærassistenten har også tilgang til dokumenter klassifisert som «konfidensielle».

Det er kun administrerende direktør som kan si opp eller ansette en slik medarbeider, og ikke leder for en avdeling eller avdeling, som i andre tilfeller. Det samme gjelder ileggelse av irettesettelse. Sekretæren kan komme med forslag til ledelsen for å forbedre dokumenthåndtering eller ledelsespraksis. Det kan også optimere enkelte arbeidsflyter. Som enhver annen ansatt har han rett til å kreve opprettelse av komfortable arbeidsforhold og kan til og med verbalt kreve forklaringer fra ansatte som bryter arbeidsdisiplin.

Som regel vurderes sekretærens arbeid ut fra hans aktsomhet og effektivitet. Dermed er andre ferdigheter sekundære. Den ansatte skal kunne kommunisere med mennesker, forhandle, ha en godt levert tale. Må kunne løse ulike organisatoriske problemstillinger, bruke Microsoft office-programmer - Excel, Power Point, Word og andre.

Det er ingen strenge krav til utdanning, samt til spesialiteten som mottas. Imidlertid må det være utdanning, om enn spesialisert videregående. Jusstudenter foretrekkes på grunn av at det meste av arbeidet deres er relatert til journalføring. Arbeidserfaring på minimum 1 år er ønskelig. Et alternativ til arbeidserfaring kan være å ta sekretærkurs.

I utenlandske selskaper kan en fremtidig ansatt bli pålagt å kunne et bestemt fremmedspråk. Sekretæren skal kunne uttrykke sine tanker korrekt, skrive og skrive dokumenter uten grammatiske feil.

Etterspørselen etter dette yrket er stor. Som regel er slike aktiviteter best egnet for unge fagfolk som nylig har uteksaminert seg fra utdanningsinstitusjoner. Denne aktiviteten er en flott mulighet til å lære strukturen i selskapets arbeid. Det antas at du i denne stillingen kan tilegne deg gode ferdigheter til en fremtidig god leder. Siden sekretærassistenten utfører et bredt spekter av oppgaver, er han en viktig og nødvendig medarbeider selv for de minste bedriftene.