Yrkessekretær-maskinskriver

Skrivemaskiner forsvant ut av bruk og gikk til museet, men behovet for en person som samler inn dokumenter, legger dem i de riktige mappene, møter besøkende og svarer på telefoner har ikke gått noen vei. I artikkelen vil vi fortelle deg om yrket som "sekretær-skriver" i den moderne verden - dets funksjoner, krav og hvor slike spesialister er nødvendige i dag.

En maskinskriversekretær er en av juniorsekretærstillingene. Selv om denne spesialisten i dag ikke lenger jobber på en skrivemaskin, men på en datamaskin, ble navnet beholdt ikke bare av tradisjon, men også for å understreke arbeidets utførende natur. (i motsetning til administrative og sekretærstillinger av høyere rang - assisterende leder, sekretær-assistent, kontorist, kontorsjef).

Informasjon om yrket, utførte oppgaver finnes i to dokumenter:

• "Enhetlig kvalifikasjonsreferansebok over stillinger til ledere, spesialister og andre ansatte" - forkortet EKS (tidligere kalt ETKS);
• faglig standard "Spesialist i organisatorisk og dokumentarisk ledelse av organisasjonen."

Prioritet for søknad er den faglige standarden. Den er tilpasset spesifikasjonene til det moderne markedet, inneholder en mer fullstendig og detaljert beskrivelse av arbeidsfunksjoner.

Den faglige standarden klassifiserer stillingen til sekretær-maskinskriver til 3. kvalifikasjonsnivå – det vil si at hennes oppgaver innebærer kontroll av arbeidet av en seniorspesialist, et minimum av selvstendige beslutninger og lederfunksjoner.

Sekretær-maskinskriverens hovedoppgave er et sett med tekster og dokumenter, reproduksjon og systematisering av informasjon i henhold til en mal (skanning, kopiering, gjenskriving av dokumenter, utfylling av standardskjemaer, sortering av korrespondanse, registrering av inn- og utgående dokumenter).

Som ethvert yrke har yrket til en maskinskriversekretær sine egne egenskaper:

• arbeidet er preget av en ganske stressende karakter, mens den ansatte må kunne utføre monotont arbeid med å skrive, og kommunisere med mennesker, være bedriftens ansikt og stemme.
• det er ingen stiv liste over plikter - sekretæren utfører forskjellige ordrer fra hodet;
• denne stillingen er en utmerket start for en karriere og en mulighet til å få erfaring nyttig for en fremtidig leder;
• arbeidet regnes som kvinnelig (dette gjenspeiles til og med i tittelen), selv om mannlige sekretærer ikke er mindre etterspurt;
• den viktigste ferdigheten er å bygge relasjoner med teamet på riktig måte, og ikke i det hele tatt skrivehastigheten.

På grunnlag av de generelle kravene til den profesjonelle standarden, utvikles en intern stillingsbeskrivelse i hver organisasjon - hoveddokumentet som regulerer rettighetene og pliktene til den ansatte.

Det er i dette dokumentet at listen over funksjoner som utføres av en ansatt i en bestemt organisasjon bestemmes. I en typisk instruksjon kan funksjonaliteten ganske enkelt gjenta de tilsvarende bestemmelsene i standarden (tidligere ble avsnittet "Ansvar" ofte fullstendig kopiert fra CEN). Vanligvis har instruksjonene følgende punkter:

• skriver ut ulike materialer i retning av hodet;
• organiserer telefonsamtaler med hodet.

Om nødvendig kan elementene spesifiseres, spesifiseres, og ansvarsomfanget kan utvides eller innsnevres i forhold til standarden, hvis organisasjonens spesifikasjoner krever det. For eksempel, for sekretær-maskinskriver ved skolen, kan det angis poeng at hun organiserer utstedelse av attester som bekrefter arbeid eller studier ved skolen, fører et elevregister. Og i et kommersielt selskap kan dette være bestemmelser om å føre reisedagbok over bud og utstede relevante sertifikater.

Den faglige standarden fastsetter minimumskravene for utnevnelse av en sekretær-maskinskriver - for dette er en fullstendig videregående opplæring tilstrekkelig.

Spesialiserte kurs vil være en ekstra fordel. Dessuten begrenser verken CEN eller den profesjonelle standarden på noen måte kravene til sertifikatet for gjennomføring av slike kurs. Derfor kan du velge et hvilket som helst treningsprogram for sekretærer fra en enorm liste over forslag fra offentlige og private treningssentre.

Selv om sekretærmaskinskriveren ikke krever seriøs utdanningsbakgrunn og akademisk kunnskap, trenger hun et stort sett med praktiske ferdigheter:

• trygge dataferdigheter, kunnskap om kontorprogrammer, evnen til å jobbe med kontorutstyr, leseferdighet, rask skrivehastighet;
• evne til å arbeide med dokumentasjon innenfor rammen av sin kompetanse - å kjenne til reglene for utarbeidelse av standarddokumenter, servicebrev, regler for sortering og registrering av korrespondanse og andre dokumenter;
• utviklet kommunikasjonsevner, evnen til å bygge relasjoner med partnere, kunder, ansatte, kunnskap om etikk og etikette for forretningskommunikasjon, regler for arbeid med konfidensielle og proprietære data;
• kunnskap om regelverk for arbeid.

En spesialist må ikke bare ha faglige ferdigheter, men også visse personlige egenskaper: han må være selvsikker, høflig, følelsesmessig stabil, kunne raskt navigere i situasjonen, løse konflikter, jobbe både i multitasking-modus og i rutinearbeidsmodus, ha høy selvorganisering, oppmerksomhet, ansvar.

Tidligere jobbet maskinskriversekretærer i maskinbyråer. I dag er arbeidet til denne spesialisten mest etterspurt i følgende organisasjoner:

• i statlige, administrative strukturer;
• i utdanningsinstitusjoner (skole, høyskole, universitet);
• i advokatfirmaer, private advokater, notarer;
• i arkivene.

En ledig stilling kan også åpnes i enhver annen organisasjon. Samtidig kan stillingen i private bedrifter kalles ikke bare sekretær-maskinskriver, men også sekretær-administrator, sekretær i resepsjonen, sekretær.